Rekisteriseloste

Päivitetty 11.2.2025

Rekisterin nimi
Elina Wolfordin ja Tmi Jenni Heikkilän potilas- ja asiakastietorekisteri.
Rekisterinpitäjät
Elina Wolford (2723770-2) ja Tmi Jenni Heikkilä (2421145-1)
Urho Kekkosen katu 8 C 29a, 00100 Helsinki
Rekisterinpitäjänä voi tilanteesta riippuen toimia myös palvelun tilannut hyvinvointialue tai muu viranomainen. Tämä rekisteriseloste koskee vain yritysten Elina Wolford ja Tmi Jenni Heikkilä potilas- ja asiakasrekisteriä ja mikäli rekisterinpitäjänä toimii jokin muu taho, noudatamme heidän rekisterinpito-ohjeita.
Rekisterin yhteyshenkilöt
Elina Wolford, elina.wolford@gmail.com
Jenni Heikkilä, neuropsykologi.jenniheikkila@gmail.com
Tietosuojavastaava
Elina Wolford, elina.wolford@gmail.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Potilas- ja asiakasrekisterimme tarkoitus on kerätä asiakkaan hoitosuhteen vaatimat perustiedot, tehdä käyntikohtaiset kirjaukset, hoitopalautteet, laskutus, tilastointi ja tiedon arkistointi.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan asiakkaiden etu- ja sukunimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköposti, puhelinnumero; asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö, huoltaja (alaikäisen kohdalla), mahdollinen edunvalvoja ja edellä mainittujen henkilöiden yhteystiedot; hoidon kannalta olennaiset lähete-ja taustatiedot; hoitokäyntien tiedot: neuropsykologien toteuttamat tutkimukset, diagnoosit,hoitosuunnitelma, hoidon tavoitteet, toteutunut hoito, jatkosuunnitelma, yhteydenotot,
hoitopalautteet ja asiakkaan antama palaute hoidosta.

Säännönmukaiset tiedonlähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, omaiselta tai huoltajalta, hoidonpiiriin lähettävältä tai palvelun tilaavalta taholta, muilta asiakasta hoitavilta terveydenhuollontahoilta, hoitavan terapeutin suorittamien tutkimus-ja hoitotoimenpiteiden kautta.Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella, suostumus kirjataan asiakkaan tietoihin.Jos hoidon toteutuminen edellyttää tietojen luovuttamista hoitavalle taholle, rekisteröityätiedotetaan asiasta. Ammatinharjoittajan tietosuojavaltuutetulla on pääsy rekisteriin.
Potilastiedot tallennetaan Kanta-palveluun, josta asiakkaita informoidaan. Asiakas tai hänenhuoltaja voi halutessaan antaa luvan tietojen luovuttamiseen tai kieltää sen.
Tietojen siirto EU:n ja ET:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit
Noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä asiakas- ja potilasrekisteriin tallennettujentietojen säilytysaikaa koskien: sosiaali- ja terveysministeriön päätöksen mukaisesti säädetäänpotilaan asemasta ja oikeuksista 17 päivänä elokuuta 1992 annetun lain (785/1992) 12 §:n 2momentin ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9 päivänä
helmikuuta 2007 annetun lain (159/2007), sellaisena kuin niistä on ensin mainittu laissa 653/2000.

• Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat: 12 vuotta potilaan
  kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
• Yhteenvedot (tutkimusyhteenvedot, lausunnot, kuntoutusyhteenvedot): 12 vuotta
  potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
• Hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät merkinnät ja
  merkinnöistä muodostetut asiakirjat: 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole
  tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
• Psykologintutkimuksen tiedonhankinta-aineisto (esim. testipöytäkirjat,
  tehtävälomakkeet, sähköisten testien tulokset): 12 vuotta asiakirjan laatimisesta (12
  vuoden säilytysaika tulee siitä, että tässä ajassa terveydenhuollon oikeusturvaan liittyvä
  valitusaika umpeutuu).
• Lähete- ja konsultaatioasiakirjat: 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole
  tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
• Diagnostiikkaan ja hoitoon/kuntoutukseen liittyvät tekniset tallenteet (valokuvat, videot,
  äänitteet ja vastaavat): Tutkimuksen ja hoidon kannalta tarpeelliseksi arvioidut 12 vuotta
  aineiston tuottamisesta. Teknisesti epäonnistunut aineisto hävitetään välittömästi.
• Jäljennökset muiden terveydenhuollon palvelunantajien potilasasiakirjoista: Voidaan
  hävittää heti, kun tarvittavat merkinnät on tallennettu potilastietojärjestelmään.
• Potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto/ yhteydenpito: 3 vuotta viestin tai
  vastaavan päiväyksestä.
• Ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjat: 1 vuosi viimeisen käynnin toteutumisesta.
• Palautetut lähetteet, saapumatta jääneiden potilaiden erilliset läheteasiakirjat (joista ei
  ole syntynyt hoitovastuuta): 1 vuosi asiakirjan laatimisesta.
  Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisterin
  säilytyspaikka
  a) Manuaalinen aineisto säilytetään palveluntarjoajan tiloissa, lukitussa huoneessa, lukituissa
  arkistokaapeissa. Rekisterinpitäjät ovat salassapitovelvollisia, kaikki kerätty tieto kuuluu
  salassapitovelvollisuuden piiriin.
  b) Sähköiset asiakas- ja potilastiedot kirjataan Diarium-ohjelmistoon, jonka kautta tiedotsiirtyvät myös Kanta-palveluihin. Diarium-ohjelmiston toimittaja on Nordhealth Therapy Oy (y-tunnus 3486722-7), Bulevardi 21, 00180 Helsinki, tuki@diarium.fi, puh. +358 9 425 50329

Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä palomuurein ja muin teknisin toimenpitein. Jokaisesta lomakkeen avauksesta tallentuu tietokantaan lokimerkintä siitä, kuka katsoi henkilön tietoja.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Omien tietojen tarkistamista voidaan rajoittaa vain painavasta syystä, josta on säädetty Tietosuojalaissa (34§). Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisenarekisterin ylläpitäjälle. Jäljennös tiedoista toimitetaan kuukauden kuluessa asiakkaalle tai tiedotvoi nähdä tietojärjestelmästä käynnin yhteydessä kun henkilöllisyys on tarkastettu. Mikäli
asiakas pyytää pääsyä rekisterissä oleviin testipöytäkirjoihin, tämä voidaan toteuttaa vainhenkilökohtaisella käynnillä yhdessä psykologin kanssa.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista rekisteristä, jos niitä on käsiteltylainvastaisesti tai niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.
Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista.
Korjausvaatimuksen voi esittää henkilökohtaisesti tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle.EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa ja laissa potilaan asemasta ja oikeuksista säädettypääsyoikeus potilastietoihin koskee paitsi henkilöä itseään, alaikäisen osalta myös hänenhuoltajaansa. Terveydenhuollossa tästä voidaan kuitenkin poiketa, mikäli alaikäinen katsotaanriittävän kykeneväksi päättämään omasta hoidostaan. Palveluntarjoaja arvioi jokaisenalaikäisen asiakkaan hoitojakson yhteydessä, onko alaikäinen asiakas kykenevä päättämään
omaan hoitoonsa liittyvistä asioista ja kirjaa siihen liittyvät asiat sähköiseen
potilastietojärjestelmään.